This information is also available in Spanish.

1. Know your audience

When choosing a journal, many researchers will base their decision on the journal's impact factor or other metrics. However, it is also important to consider whether the paper will reach the desired audience. Every journal has a section on its website that clarifies its scope, and it is important to read this before submission. Submitting to a journal whose scope matches the purpose of your paper will not only increase the chances of being accepted, but also make it more likely to reach readers interested in the topics of the paper, thus increasing the chances of the paper being cited. It is a good idea to review the papers published in it to see if similar research has been published in that journal and to check the journal's format.

2. Read the notes for authors

Every journal also has a section for authors. This section contains more information about the journal's scope, as well as some guidelines for writing the paper. The format and structure of articles may vary from one journal to another. Some have a ‘Results and discussion’ section, while in others, the ‘Results’ and ‘Discussion’ sections are separate. The ‘Experimental’ section is sometimes located immediately after the introduction or after the conclusions. Specific requirements for figures may also apply, so it is important to follow these guidelines. Some journals provide an editable Word template to facilitate this process. Using the IUCr Journals template, for instance, you can effortlessly generate tables from the CIF, thereby avoiding typing errors and saving time.

In the case of work associated with chemical crystallography, research results are typically reported in a CIF. Some journals require this file to be included with the manuscript. Therefore, it is important to generate a good CIF. There are external tools, such as Encifer, Platon and checkCIF, that can be used to validate and edit CIFs. For single-crystal studies, CIFs can be produced using programs that are usually employed for this technique, such as Olex2, ShelXle, Jana and SIR2019. All of this software mainly focuses on single-crystal techniques. For beginners, it is mandatory to read at least these three references by Spek (2009, 2018, 2020). However, producing a suitable CIF from powder diffraction techniques is slightly more complex (Toby, 2006; 2019; van de Streek & Neumann, 2014; Hempler et al., 2017; Kaduk, 2019). Nevertheless, these files can be validated alongside other parameters using the aforementioned tools.

3. Remember the supporting information

Not everything needs to be included in the main manuscript. The supporting information allows publishing the complete results (full tables, raw data, etc.) without overwhelming the reader. Bear in mind that someone who has never seen the work before is going to read the paper, so if you put all the information in the main text, it can be hard for the reader to keep a fluid read, which will hinder their understanding of the paper.

4. Think about the reader

Following on from the previous tip, it is important to remember that the person reading the paper may not be familiar with all the details of the work. Therefore, it is important to write an introduction that explains the basics of the work and to use figures and tables to make this explanation easier to understand. It is not advisable to write very long sentences. It is better to write short sentences that contain simple, well-connected ideas. Paragraphs can be long, but the ideas must be presented in a logical order. A good paper is one that teaches something when reading it. For non-English-speaking authors, it is particularly important to consider the last two suggestions. Since most journals use English, these tips are useful when English is not your native language.

5. Figures matter

The journals usually require high-definition figures, and for good reason. Figures may contain important information that cannot always be expressed in text form. The saying ‘a picture is worth a thousand words’ applies here. If they cannot read or understand a figure due to poor quality, the readers will miss out on part of the information. We should all therefore make an effort to create meaningful and well-designed figures, because, as readers, we know how enjoyable it is to read a paper with them.

First time publishing? Here are the common steps for publication

1. Submit

Once the paper has been written in accordance with the guidelines of the chosen journal and falls within its scope, it is ready to be submitted. This usually requires a corresponding author, who is responsible for communicating with the journal and handling the submission process. Use the cover letter to inform the editor about the paper and explain why the authors believe it is suitable for the journal. Some examples can be found online that can be used as a basis for your cover letter.

2. Review

After the editor has received the paper, they will assign it to reviewers. Some journals invite authors to recommend reviewers. They should look at the references used to write the paper to identify a suitable researcher. While others allow authors to specify which reviewers they would prefer to avoid (for example, in cases of conflict of interest). The number of reviewers will depend on the journal.

3. Revision

Following the review process, the authors will receive the appointments made by the reviewers, along with their comments, questions and suggestions. They will also receive the editor's decision, which is based on these suggestions. The decision will usually be one of the four options below: 'Minor revision' means that the reviewers consider the paper to be publishable with only minor corrections required. 'Major revision' usually requires the addition of an experiment, rediscovery of an experiment, or reinterpretation of all or part of the results. If the authors follow the reviewers' suggestions, it is highly likely that their paper will be accepted. However, if the decision is 'reject', the paper will not be published by that journal.

4. Review again or 'accepted'

Having made the requested corrections, the authors will resubmit the paper with a new cover letter. This cover letter should inform the editor of the changes made and provide answers to any questions asked by the reviewers. In some cases, the editor may send the revised paper back to the reviewers for further review. If so, the paper will be returned with a new decision. If the paper is now satisfactory, it will be accepted and the journal will begin the publication process.

5. Proof

Once the journal editing team has prepared the paper in the journal's layout, the authors will receive a proof. This is the final opportunity to check everything before publication. Read each word carefully to check that it means what the authors intended; sometimes a word can go missing in this process, so this is the last opportunity to spot it. After careful reading, either inform the journal of any mistakes they found, or confirm that it is ready to be published. The authors usually have three days for this process, but it depends on the journal.

6. Publish

After the proof has been corrected, the paper will be published and a DOI will be assigned to it. It will only be considered truly published once page numbers have been assigned; before this, it will be termed ‘in press’ or ‘early view’, meaning that the publication process is not yet complete.

7. Found a mistake?

If the authors discover an error in the paper after publication, they can write an erratum, which will be linked to the paper. The webpage containing the paper will usually indicate that a new version is available.

References

• Hempler, Daniela, Martin U. Schmidt, and Jacco van de Streek. "Validation of missed space-group symmetry in X-ray powder diffraction structures with dispersion-corrected density functional theory." Acta Cryst. B73, no. 4 (2017): 756-766. https://doi.org/10.1107/S2052520617005935.
• Kaduk, J.A. (2019). Structure validation. In International Tables for Crystallography (edited by C.P. Brock, T. Hahn, H. Wondratschek, U. Müller, U. Shmueli, E. Prince, A. Authier, V. Kopský, D.B. Litvin, E. Arnold, D.M. Himmel, M.G. Rossmann, S.R. Hall, B. McMahon, M.I. Aroyo, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk, H. Schenk, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk and H. Schenk). https://doi.org/10.1107/97809553602060000964.
• Spek, Anthony L. "checkCIF validation ALERTS: what they mean and how to respond." Acta Cryst. E76, no. 1 (2020): 1-11. https://doi.org/10.1107/S2056989019016244.
• Spek, Anthony L. "Structure validation in chemical crystallography." Acta Cryst. D65, no. 2 (2009): 148-155. https://doi.org/10.1107/S090744490804362X.
• Spek, Anthony L. "What makes a crystal structure report valid?." Inorganica Chimica Acta 470 (2018): 232-237. https://doi.org/10.1016/j.ica.2017.04.036.
• Toby, Brian H. (2019). Use of CIF for powder diffraction data. In International Tables for Crystallography (eds C.P. Brock, T. Hahn, H. Wondratschek, U. Müller, U. Shmueli, E. Prince, A. Authier, V. Kopský, D.B. Litvin, E. Arnold, D.M. Himmel, M.G. Rossmann, S.R. Hall, B. McMahon, M.I. Aroyo, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk, H. Schenk, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk and H. Schenk). https://doi.org/10.1107/97809553602060000965
• Toby, Brian H. "R Factors in Rietveld Analysis: How Good Is Good Enough?" Powder Diffraction 21, no. 1 (2006): 67-70. https://doi.org/10.1154/1.2179804.
• van de Streek, Jacco, and Marcus A. Neumann. "Validation of molecular crystal structures from powder diffraction data with dispersion-corrected density functional theory (DFT-D)." Acta Cryst. B70, no. 6 (2014): 1020-1032. https://doi.org/10.1107/S2052520614022902.

Consejos de publicación para principiantes

1. Conoce a tu público

A la hora de elegir una revista, muchos investigadores basan su decisión en el factor de impacto de la revista u otras métricas. Sin embargo, es importante también considerar si el artículo llegará al público deseado. Todas las revistas tienen una sección en su sitio web en la que se aclara su "scope" o alcance de la revista, y es importante leerlo antes de enviar el artículo. Enviar el artículo a una revista cuyo alcance coincida con el propósito del artículo no solo aumentará las posibilidades de que sea aceptado, sino hará que sea más probable que llegue a lectores interesados en la temática del artículo, lo que incrementará las posibilidades de que sea citado. Es una buena idea revisar los artículos publicados en ella. Para ver si se han publicado investigaciones similares en esa revista y para comprobar el formato de esta.

2. Leer la nota para autores

Todas las revistas también tienen una sección para autores o "notes for authors". Esta sección contiene más información sobre el alcance de la revista, así como algunas pautas para escribir el artículo. El formato y la estructura de los artículos pueden variar de una revista a otra. Algunas tienen una sección de "Resultados y Discusión", mientras en otras, las secciones de "Resultados" y "Discusión" están separadas. La sección "Experimental" a veces se encuentra inmediatamente después de la introducción o después de la conclusión. También se pueden exigir requisitos específicos para las figuras, por lo que es importante seguir estas directrices. Algunas revistas, como Acta Crystallographica, proporcionan una plantilla de Word editable para facilitar este proceso. Utilizando la plantilla de Acta Crystallographica, por ejemplo, se pueden generar fácilmente tablas a partir del archivo CIF, evitando así errores de mecanografía y ahorrando tiempo.

En el caso particular de los artículos relacionados con Cristalografía, los resultados de la investigación suelen presentarse en un archivo CIF. Algunas revistas exigen que este archivo se adjunte con el manuscrito en el momento de enviar el artículo. Por lo tanto, es importante generar un buen archivo CIF. Existen herramientas externas, como Encifer, Platon y checkCIF, que pueden utilizarse para validar y editar archivos CIF. Para los estudios de monocristal, los archivos CIF se pueden producir con los programas empleados habitualmente para esta técnica, como Olex2, ShelXle, Jana y SIR2019. Todos estos programas se centran en la técnica de cristal único. Para los principiantes, es obligatorio revisar al menos estas tres referencias (Spek, 2009; 2018; 2020). Sin embargo, para producir un archivo CIF apropiado a partir de datos de difracción de polvo es ligeramente más complicado (Toby, 2006; 2019; van de Streek y Neumann, 2014; Hempler et al., 2017; Kaduk, 2019). No obstante, estos archivos pueden validarse junto con otros parámetros utilizando las herramientas mencionadas anteriormente.

3. Recuerda el material suplementario

no es necesario incluir todo en el manuscrito principal. El material suplementario permite publicar los resultados completos (tablas completas, datos sin procesar, etc.) sin abrumar al lector. Se debe tener en cuenta a los lectores que nunca han visto el trabajo antes, y si incluyes toda la información en el texto principal, puede resultar difícil para el lector mantener una lectura fluida, dificultando la comprensión del artículo.

4. Piensa en el lector

Siguiendo con el consejo anterior, es importante recordar que la persona que lee el artículo puede no está familiarizada con todos los detalles del trabajo. Por lo tanto, es importante escribir una introducción que explique los fundamentos del trabajo, y utilizar figuras y tablas que faciliten la explicación. No es recomendable escribir oraciones muy largas. Es mejor escribir oraciones cortas que contengan ideas sencillas y bien conectadas. Los párrafos pueden ser largos, pero las ideas deben presentarse en un orden lógico. Un buen artículo es aquel que enseña algo al leerlo. En el caso particular para los autores de no habla inglesa, es crucial tomar en cuenta estas dos últimas sugerencias. En la mayoría de las revistas se utiliza el lenguaje inglés, y estos consejos se vuelven útiles cuando el inglés no es la lengua materna.

5. Las figuras son importantes

las revistas suelen exigir figuras de alta resolución, y con razón. Las figuras pueden contener información importante que no siempre se puede expresar en forma de texto. El dicho popular "una imagen vale más que mil palabras" se aplica aquí. Si no se puede leer o comprender una figura debido a su mala calidad, los lectores se perderán parte de la información. Por lo tanto, se debe realizar un esfuerzo por crear figuras significativas y bien diseñadas, porque, como lectores, se sabe lo agradable de leer un artículo que las incluye.

¿Es la primera vez que publica? Estos son los pasos habituales para la publicación

1. Envío

Una vez redactado el artículo de acuerdo con las directrices de la revista elegida y se ajusta a su alcance, está listo para ser enviado. Para ello, suele ser necesario un autor de correspondencia, encargado de comunicarse con la revista y gestionar el proceso de envío. Se utiliza la carta de introducción (cover letter) para informar al editor sobre el artículo y explicar por qué los autores creen que es adecuado para la revista. En el internet se pueden encontrar algunos ejemplos de esta carta, a partir de la cual sirve de base para preparar esta carta de presentación.

2. Revisión

Cuando el editor ha recibido el artículo, se le asignará los árbitros. Algunas revistas invitan a los autores a recomendar los árbitros. Mientras, otras consultan las referencias utilizadas por los autores para identificar a los árbitros adecuados. Otras permiten a los autores especificar qué árbitros prefieren evitar (por ejemplo, en casos de conflicto de intereses). El número de árbitros dependerá de la revista.

3. Correcciones

Tras el proceso de revisión, los autores recibirán los comentarios realizados por los árbitros, junto con las preguntas y sugerencias. También recibirán la decisión del editor, que se basa en estas sugerencias. La decisión suele ser una de cuatro categorías: Revisión menor, significa que los revisores árbitros consideran que el artículo es publicable con solo algunas correcciones menores. Revisión mayor, suele requerir la realización de un experimento extra, la repetición de un experimento o la reinterpretación de todos o parte de los resultados. Si los autores siguen las sugerencias de los árbitros, es probable que el artículo sea aceptado. Sin embargo, si la decisión es Rechazada, el artículo no será publicado por esa revista. En algunos casos, también les sugerirán revistas en los cuales dicho artículo será mejor aceptado. La otra opción es Aceptada, indicando que el artículo es publicable en la versión tal cual fue enviada.

4. Revisar de nuevo o "Aceptada"

Una vez realizadas las correcciones solicitadas, los autores volverán a enviar el artículo con una nueva carta de introducción. Esta carta de presentación debe informar al editor de los cambios realizados y proporcionar respuestas a cualquier pregunta formulada por los árbitros. En algunos casos, el editor puede enviar el artículo revisado de vuelta a los revisores para que lo revisen de nuevo. Si es así, el artículo se devolverá con una nueva decisión. Si el artículo es ahora satisfactorio, se aceptará y la revista comenzará el proceso de publicación.

5. Prueba

Una vez que el equipo editorial de la revista haya preparado el artículo con el diseño de la revista, los autores recibirán una prueba. Esta es la última oportunidad para revisar todo antes de publicarse. Se debe leer cada palabra con atención para corroborar que todo este correctamente escrito. Algunas palabras pueden perderse en este proceso, por lo que esta es la última oportunidad para detectarla. Después de leerlo detenidamente, informe a la revista de cualquier error que haya encontrado o confirme que está listo para su publicación. Los autores suelen disponer de tres días para este proceso, pero el tiempo depende de la revista.

6. Publicación

Tras la prueba, el artículo se publicará y se le asignará un DOI. Solo se considerará realmente publicado una vez que se le hayan asignado los números de página; antes de eso, se denominará "en preparación", lo que significa que el proceso de publicación aún no ha finalizado.

7. ¿Encontraste un error?

Si los autores descubren un error en el artículo después de su publicación, pueden escribir una errata, que se vinculará al artículo. La página web que contiene el artículo suele indicar que hay una nueva versión disponible.

Referencias

• Hempler, Daniela, Martin U. Schmidt, and Jacco van de Streek. "Validation of missed space-group symmetry in X-ray powder diffraction structures with dispersion-corrected density functional theory." Structural Science 73, no. 4 (2017): 756-766. https://doi.org/10.1107/S2052520617005935.
• Kaduk, J.A. (2019). Structure validation. In International Tables for Crystallography (eds C.P. Brock, T. Hahn, H. Wondratschek, U. Müller, U. Shmueli, E. Prince, A. Authier, V. Kopský, D.B. Litvin, E. Arnold, D.M. Himmel, M.G. Rossmann, S.R. Hall, B. McMahon, M.I. Aroyo, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk, H. Schenk, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk and H. Schenk). https://doi.org/10.1107/97809553602060000964
• Spek, Anthony L. "checkCIF validation ALERTS: what they mean and how to respond." Structure Reports 76, no. 1 (2020): 1-11. https://doi.org/10.1107/S2056989019016244.
• Spek, Anthony L. "Structure validation in chemical crystallography." Biological crystallography 65, no. 2 (2009): 148-155. https://doi.org/10.1107/S090744490804362X.
• Spek, Anthony L. "What makes a crystal structure report valid?." Inorganica Chimica Acta 470 (2018): 232-237. https://doi.org/10.1016/j.ica.2017.04.036.
• Toby, Brian H. (2019). Use of CIF for powder diffraction data. In International Tables for Crystallography (eds C.P. Brock, T. Hahn, H. Wondratschek, U. Müller, U. Shmueli, E. Prince, A. Authier, V. Kopský, D.B. Litvin, E. Arnold, D.M. Himmel, M.G. Rossmann, S.R. Hall, B. McMahon, M.I. Aroyo, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk, H. Schenk, C.J. Gilmore, J.A. Kaduk and H. Schenk). https://doi.org/10.1107/97809553602060000965
• Toby, Brian H. "R Factors in Rietveld Analysis: How Good Is Good Enough?" Powder Diffraction 21, no. 1 (2006): 67-70. https://doi.org/10.1154/1.2179804.
• van de Streek, Jacco, and Marcus A. Neumann. "Validation of molecular crystal structures from powder diffraction data with dispersion-corrected density functional theory (DFT-D)." Structural Science 70, no. 6 (2014): 1020-1032. https://doi.org/10.1107/S2052520614022902.